Bạn là một quản lý tòa nhà luôn loay hoay tìm cách khiến cư dân hài lòng và đánh giá 5 sao cho dịch vụ của bạn? Hay bạn đang gặp phải những khiếu nại từ cư dân của mình và muốn dứt điểm tình trạng này? Dưới đây sẽ là 5 mẹo quản lý từ Thế Giới Giấy giúp bạn nhận được đánh giá cao từ cư dân trong tòa nhà của mình. Đọc ngay!
Quản lý tòa nhà là gì?
Quản lý hay vận hành tòa nhà là hoạt động nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra suôn sẻ với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất. Quản lý tòa nhà hiệu quả giúp chủ đầu tư tiết kiệm được chi phí mà vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp một cách chuyên nghiệp. Việc quản lý thường được thực hiện bởi ban quản lý và chủ tòa nhà, tùy thuộc vào quy mô của tòa nhà.
Dưới đây là một số hoạt động, công việc mà quản lý tòa nhà cần thực hiện để khiến cư dân hài lòng, tin tưởng lựa chọn:
- Luôn phải đảm bảo an ninh, trật tự trong tòa nhà. Hạn chế tối đa các sự cố mất mát, trộm cắp,… Có đầy đủ các thiết bị an ninh cơ bản như camera hoạt động tốt, xuyên suốt, cửa chống trộm,…
- Dịch vụ vệ sinh tốt, tòa nhà phải luôn sạch sẽ, thông thoáng ở bất kỳ khu vực nào, kể cả nhà vệ sinh và các sản phẩm, thiết bị vệ sinh tại các tòa nhà cũng được cân nhắc lựa chọn chất lượng.
- Quản lý và chăm sóc khách hàng, đối nội, đối ngoại, nhân sự, giám sát hoạt động;
- Vận hành, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà;
- Phụ trách hợp tác, cho thuê, marketing quảng cáo tòa nhà đến khách hàng tiềm năng của bạn
Hiện nay, việc quản lý tòa nhà được chia làm 3 loại: Quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê, quản lý tòa nhà chung cư và quản lý khách sạn/căn hộ cho thuê cao cấp. Tuy nhiên, dù ở hình thức nào, việc mang đến sự hài lòng cho cư dân luôn là điều cần thiết và quan trọng để giữ chân được khách hàng thuê nhà lâu dài và mang lại nhiều lợi ích khác.
Tầm quan trọng của việc quản lý tòa nhà
Việc quản lý tòa nhà hiệu quả mang lại rất nhiều lợi ích khác nhau cho chủ đầu tư, khách thuê nhà,… Việc quản lý hiệu quả cũng giúp tối ưu được một số chi phí đáng kể.
- Đảm bảo an toàn: Một trong những nhiệm vụ chủ yếu của công tác quản lý vận hành tòa nhà chính là đem đến một môi trường sống an toàn, lành mạnh cho tất cả mọi người đang sinh sống và làm việc trong tòa nhà. Điều này là vô cùng quan trọng để giữ chân khách thuê, vì họ cảm nhận được bảo vệ và an toàn khi sinh hoạt trong tòa nhà. Ban quản lý tòa nhà nên sắp xếp một đội ngũ an ninh thực hiện kiểm soát, bảo vệ tài sản, quản lý hàng hóa ra vào, quản lý khách ra vào tòa nhà, xử lý sự cố…
- Phòng tránh được rủi ro: Rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào trong quá trình phục vụ khách hàng, cư dân khi sống và làm việc trong tòa nhà. Trong tòa nhà có rất nhiều máy móc, hệ thống điện,… khi chúng gặp sự cố, ban quản lý cần nhanh chóng nhận ra và giải quyết để không ảnh hưởng lớn đến quá trình vận hành tòa nhà. Hãy tưởng tượng khi bạn thực hiện kiểm soát sự cố thường xuyên, các bất cập được phát hiện sớm, hoàn toàn có khả năng ngăn chặn kịp thời mà không phát sinh hệ lụy khác gây thiệt hại về người và tài sản.
- Nâng cao giá trị tòa nhà: Khâu quản lý vận hành tòa nhà không chỉ giúp cho an ninh chung và hệ thống kỹ thuật được đảm bảo tối đa, mà còn duy trì cảnh quan, chăm sóc không gian chung của tòa nhà. Khi thực hiện quản lý và vận hành tòa nhà hoàn hảo giúp đảm bảo an ninh cao, tăng tính chuyên nghiệp và tính thẩm mỹ cho tòa nhà, từ đó giúp cho doanh nghiệp hoặc chủ đầu tư nâng cao uy tín trong mắt khách hàng, đối tác của bạn.
Làm thế nào để quản lý tốt tòa nhà của bạn?
Để tòa nhà vận hành vận hành ổn định và liên tục phát triển, luôn có khách thuê nhà lâu dài, thì ban quản lý cần chú trọng các hoạt động vận hành thật tốt từ cơ sở vật chất, an ninh tốt đến việc tương tác chăm sóc khách thuê thường xuyên,…Bởi việc quản lý vận hành có hiệu quả hay không sẽ tác động rất lớn đến trải nghiệm sống của cư dân, khách hàng và lợi ích của chủ đầu tư. Vậy những điều gì cần lưu tâm để việc quản lý tòa nhà trở nên suôn sẻ hơn?
Để quá trình quản lý vận hành tòa nhà diễn ra tốt đơn vị quản lý cần:
- Xây dựng một quy trình quản lý tốt và bài bản: Cần phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng thực trạng vận hành của tòa nhà. Từ đó đưa ra những phương thức sao cho phù hợp. Bên cạnh đó, các bộ phận phụ trách không những cần tập trung vào làm tốt phần công việc của mình mà còn cần kết hợp với nhau để quản lý, trông coi tòa nhà. Điều này đòi hỏi quy trình quản lý phải thực sự hệ thống và tối ưu.
- Áp dụng công nghệ vào công tác quản lý: Thời đại công nghệ số cho ra đời nhiều phần mềm hiện đại. Đây là trợ thủ đắc lực cho con người, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả quản lý vận hành tòa nhà.
- Đội ngũ ban quản lý có năng lực và chuyên môn: Dù quy trình có tốt, phần mềm có hiện đại đến mấy nhưng yếu tố con người không đảm bảo thì hoạt động quản lý chắc chắn sẽ không mang lại hiệu quả như mong muốn. Nhân sự quản lý cần là những người có kiến thức chuyên môn, được đào tạo bài bản chuyên nghiệp và có trách nhiệm cao.
5 Mẹo quản lý tòa nhà hiệu quả mà không ban quản lý nào nên bỏ qua
Vận dụng ngay những điều dưới đây để việc quản lý tòa nhà của bạn trở nên hiệu quả, dễ dàng hơn, giúp cho cư dân tin tưởng và đánh giá cao!
1. Quản lý an ninh chặt chẽ trong tòa nhà
Quản lý an ninh không chỉ đảm bảo an toàn cho cư dân, khách hàng sử dụng tòa nhà mà còn đảm bảo trực tiếp lợi ích của chủ đầu tư. Đây được xem là một trong những công việc quan trọng nhất trong quản lý và vận hành tòa nhà. Bạn hãy chú ý đến các công việc này để nâng cao an ninh tối đa trong tòa nhà của mình:
- Xây dựng và phổ biến nội quy phòng cháy chữa cháy đến toàn bộ dân cư. ban quản lý luôn tuân thủ và kiểm soát các thiết bị, vị trí PCCC đặc biệt là các tòa nhà văn phòng, chung cư,…
- Cần lập ra lịch tuần tra của bộ phận an ninh theo tuần, tháng để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra.
- Bố trí nhân sự và triển khai kế hoạch giám sát người ra vào tòa nhà, ra vào bãi xe và giám sát trông nom các phương tiện tại bãi đỗ
- Quản lý an ninh còn thể hiện ở các mặt như kiểm soát hàng hóa, vận chuyển đồ đạc ra vào.
- Giải quyết và xử lý các mâu thuẫn khi xảy ra một cách ôn hòa, nhanh chóng. Có thể là giữ ban quản lý với cư dân hoặc giữa các cư dân với nhau…
Để việc quản lý tòa nhà được hiệu quả và dễ dàng, chính xác hơn, các tòa nhà bắt buộc trang bị hệ thống camera 24/7, CCTV,…
2. Giữ vệ sinh trong tòa nhà
Một trong những yếu tố quyết định cư dân có gắn bó lâu dài với tòa nhà hay không chính là yếu tố vệ sinh ở đây. bởi một môi trường sạch mới mang lại một cuộc sống xanh và khỏe mạnh. Không khách hàng nào muốn chi trả cho một cuộc sống kém chất lượng, vệ sinh không đảm bảo làm ảnh hưởng đến tinh thần và sức khỏe của họ.
Thông thường các hoạt động vệ sinh các không gian chung như hành lang, cầu thang, tiền sảnh, nhà vệ sinh công cộng… sẽ được diễn ra hàng ngày. Trong khi đó, việc tổng vệ sinh cải tạo cảnh quan… sẽ được thực hiện định kỳ theo tháng hoặc quý. Ngoài ra một vị trí mà ban quản lý cần đặc biệt chú ý đến chính là nhà vệ sinh.
Nhà vệ sinh sạch sẽ khiến khách hàng đánh giá cao về chất lượng dịch vụ tại đây hơn. Không chỉ dọn dẹp vệ sinh sàn, gương, lavabo,… việc lựa chọn các sản phẩm như giấy vệ sinh cuộn lớn chất lượng, khử mùi, xà phòng, hộp đựng giấy, bình xà phòng,… để trang bị đầy đủ ở mỗi toilet cũng khiến cư dân cảm thấy tiện nghi, thoải mái. Đây cũng chính là một trong những dịch vụ mà cư dân cần được phục vụ tốt bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý và sức khỏe của họ, là những điều dễ bị phản ánh tiêu cực nếu bạn không làm tốt.
>> Có thể bạn chưa biết: Hàng ngàn tòa nhà lựa chọn giấy vệ sinh cuộn lớn An Khang và hộp đựng giấy Roto để tiết kiệm chi phí và bảo vệ sức khỏe cho cư dân trong tòa nhà!
Nếu như bạn lựa chọn một sản phẩm giấy vệ sinh tốt cho dân cư sẽ là một phần giúp họ bảo vệ sức khỏe, không gây kích ứng, viêm da. Ngoài ra việc sử dụng các sản phẩm giấy vệ sinh cuộn lớn chất lượng như An Khang của Thế Giới Giấy còn giúp bạn tiết kiệm đến 20% chi phí mỗi tháng và được tài trợ hộp đựng giấy Roto cao cấp giúp bảo quản và sử dụng giấy hiệu quả. Như vậy, ban quản lý sẽ cắt giảm được chi phí đáng kể và còn làm hài lòng cư dân từ những điều nhỏ nhất, giảm thời gian giải quyết phản hồi tiêu cực…
3. Ban quản lý cần thường xuyên tương tác với người thuê
Ban quản lý cũng như chủ đầu tư chung cư là những người phải thường xuyên tiếp xúc, tương tác với những cư dân sinh sống và làm việc trong tòa nhà. Chính vì vậy, đơn vị quản lý phải học được cách lắng nghe những nhu cầu, nguyện vọng của khách hàng. Từ đó, ban quản lý mới có thể kịp thời giải quyết những vấn đề phát sinh trong tòa nhà và đem lại cho cư dân một môi trường sống thoải mái, tiện nghi nhất.
Khi khách hàng được lắng nghe và bày tỏ những suy nghĩ của mình, họ sẽ cảm thấy yên tâm và tin tưởng hơn. Việc họ gắn bó lâu dài cũng tòa nhà của bạn là không quá khó.
4. Quản lý tốt tài chính của tòa nhà
Tài chính là một mảng hoạt động không thể thiếu trong công tác quản lý vận hành tòa nhà. Lên kế hoạch và quản lý hoạt động thu, chi của tòa nhà bao gồm các khoản chi phí bảo trì, duy tu, các khoản thu phí dịch vụ định kỳ từ khách hàng…. Bên cạnh đó, bộ phận quản lý và thu mua nên lựa chọn những nhà cung cấp uy tín, có giá tốt, chính sách hậu mãi phù hợp để tiết kiệm tối đa chi phí vật tư sử dụng trong tòa nhà, kể cả chi phí giấy vệ sinh.
Hiện nay, Thế Giới Giấy là đơn vị chuyên cung cấp giấy vệ sinh cuộn lớn An Khang cho hàng ngàn doanh nghiệp, đặc biệt là các tòa nhà như Viettel, FPT, Landmark, Novotel, Vietinbank, LIM 3,… và giúp tiết kiệm đến 20% chi phí mỗi tháng. Đồng thời với chính sách tài trợ hộp đựng giấy Roto miễn phí (trị giá 350 nghìn/hộp) khi đặt hàng giấy vệ sinh cuộn lớn An Khang cũng giúp nhiều đơn vị đã tiết kiệm hàng trăm triệu đồng. Việc sử dụng giấy vệ sinh cũng giảm thiểu hao hụt, lãng phí hơn bình thường,…
5. Quản lý hệ thống kỹ thuật thường xuyên
Hệ thống kỹ thuật của tòa nhà bao gồm hệ thống điện, nước, phòng cháy chữa cháy, an ninh, vệ sinh môi trường,… Để tòa nhà hoạt động ổn định, hiệu quả, cần có quy trình quản lý, vận hành hệ thống kỹ thuật khoa học, hiệu quả. Ngoài ra cần sắp xếp lịch bảo trì thường xuyên để tránh xảy ra các hư hỏng bất ngờ, làm gián đoạn sinh hoạt của cư dân. Việc xảy ra sự cố bất ngờ cũng sẽ tốn kém chi phí và thời gian hơn nếu như bạn không chịu khó bảo trì, kiểm tra các hệ thống kỹ thuật định kỳ đấy nhé!
Để có thể quản lý tốt tòa nhà của mình hãy chú trọng thực hiện tốt 5 mẹo trên mà Thế Giới Giấy đã đưa đến cho bạn nhé!
Thế Giới Giấy hiện nay không chỉ đơn thuần là nhà cung cấp giấy vệ sinh cuộn lớn số 1 thị trường mà còn đưa đến tòa nhà của bạn một giải pháp tiết kiệm chi phí tuyệt vời cho mỗi tháng từ 20 – 30%. Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: 0901.077.077 để được tư vấn chi tiết!
Thế Giới Giấy đã đưa rất nhiều thương hiệu đến với hàng triệu khách hàng!
Thế Giới Giấy x TTHN tiệc cưới Hạnh Phúc
Thế Giới Giấy x Ollin Cafe
Hiện nay, Thế Giới Giấy đang dẫn đầu thị trường về khăn giấy napkin in logo. Chúng tôi tự tin mang đến cho khách hàng là quán ăn, nhà hàng, khách sạn,… những sản phẩm vượt trội nhất. Cùng với đó là những chính sách hậu mãi hấp dẫn làm hài lòng khách hàng tuyệt đối. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được đăng kí chính sách miễn phí 100% chi phí mực in ngay bây giờ!
- Công Ty Cổ Phần Thế Giới Giấy
- Số điện thoại: 0901 077 077
- Email: thegioigiay@paper.vn
- Website: https://thegioigiay.net
- Địa chỉ: Số 76 Đường 13, Khu Đô Thị Vạn Phúc, phường Hiệp Bình Phước, Thành Phố Thủ Đức.