NĐể trở thành một quản lý tòa nhà kiểu mẫu giúp phát triển công việc kinh doanh của tòa nhà cũng như mang lại nhiều giá trị cho chủ đầu tư là việc không phải dễ dàng. Và đây chính là những thông điệp, kinh nghiệm mà Thế Giới Giấy muốn gửi đến các ban quản lý tòa nhà để có thể hoàn thành tốt công việc của bạn. Đọc ngay nhé!
1. Nắm vững và hiểu rõ quy trình quản lý
Bước đầu tiên để tích lũy và xây dựng kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư, bạn cần nắm và hiểu rõ một quy trình quản lý chung cư cụ thể. Bởi lẽ, việc cung cấp dịch vụ quản lý nhà chung cư hiệu quả, chuyên nghiệp bao gồm nhiều quy trình phức tạp với nhiều chi tiết riêng trong mỗi hạng mục.
Một số quy trình và công tác thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư bạn cần am hiểu như: An ninh, quan hệ khách hàng, quy chuẩn vệ sinh,… Vậy nên, việc hiểu và nắm rõ quy trình quản lý và vận hành tòa nhà chung cư là yêu cầu bắt buộc đối với những người làm quản lý tòa nhà chung cư.
Hơn thế nữa, việc nắm rõ quy trình sẽ giúp bạn tối ưu được các hoạt động vận hành của chung cư, giúp chung cư hoạt động trơn tru và hiệu quả. Ngoài ra, khi có sự cố, chúng ta cũng dễ dàng đưa ra định hướng xử lý và khắc phục.
2. Xây dựng quy trình quản lý cho từng hạng mục của tòa nhà
Sau khi đã hiểu và nắm được quy trình cho việc quản lý chung cư, các chủ đầu tư cần xây dựng được quy trình quản lý chuyên nghiệp cho từng hạng mục cụ thể sau đây:
- Hạng mục hợp đồng quản lý tòa nhà
- Hạng mục khách hàng
- Hạng mục hệ thống quản lý an ninh tòa nhà
- Hạng mục kỹ thuật
- Hạng mục vệ sinh
Bên cạnh đó, việc xây dựng quy trình quản lý cho từng hạng mục cũng sẽ đem đến nhiều thuận lợi cho chủ đầu tư như:
- Có thể phân công nhiệm vụ rõ ràng, chi tiết cho từng bộ phận. Dựa vào đó, các nhân viên cũng sẽ thực hiện công việc hiệu quả và nhanh chóng hơn.
- Thúc đẩy sự phối hợp của các các bộ phận. Từ đó, ban quản lý sẽ giải quyết, xử lý các vấn đề phát sinh được thực hiện một cách nhanh nhất.
- Kiểm soát được hiệu quả, chất lượng và tiến độ của các công việc. Với quy trình quản lý cụ thể, chủ đầu tư sẽ có căn cứ để đối chiếu và so sánh kết quả thực hiện công việc với các mục tiêu được để ra.
3. Quản lý an ninh chặt chẽ trong tòa nhà
Quản lý an ninh không chỉ đảm bảo an toàn cho cư dân, khách hàng sử dụng tòa nhà mà còn đảm bảo trực tiếp lợi ích của chủ đầu tư. Đây được xem là một trong những công việc quan trọng nhất trong quản lý và vận hành tòa nhà. Bạn hãy chú ý đến các công việc này để nâng cao an ninh tối đa trong tòa nhà của mình:
- Xây dựng và phổ biến nội quy phòng cháy chữa cháy đến toàn bộ dân cư. ban quản lý luôn tuân thủ và kiểm soát các thiết bị, vị trí PCCC đặc biệt là các tòa nhà văn phòng, chung cư,…
- Cần lập ra lịch tuần tra của bộ phận an ninh theo tuần, tháng để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra.
- Bố trí nhân sự và triển khai kế hoạch giám sát người ra vào tòa nhà, ra vào bãi xe và giám sát trông nom các phương tiện tại bãi đỗ
- Quản lý an ninh còn thể hiện ở các mặt như kiểm soát hàng hóa, vận chuyển đồ đạc ra vào.
- Giải quyết và xử lý các mâu thuẫn khi xảy ra một cách ôn hòa, nhanh chóng. Có thể là giữ ban quản lý với cư dân hoặc giữa các cư dân với nhau…
- Để việc quản lý tòa nhà được hiệu quả và dễ dàng, chính xác hơn, các tòa nhà bắt buộc trang bị hệ thống camera 24/7, CCTV,…
4. Giữ vệ sinh trong tòa nhà
Một trong những yếu tố quyết định cư dân có gắn bó lâu dài với tòa nhà hay không chính là yếu tố vệ sinh ở đây. bởi một môi trường sạch mới mang lại một cuộc sống xanh và khỏe mạnh. Không khách hàng nào muốn chi trả cho một cuộc sống kém chất lượng, vệ sinh không đảm bảo làm ảnh hưởng đến tinh thần và sức khỏe của họ.
Thông thường các hoạt động vệ sinh các không gian chung như hành lang, cầu thang, tiền sảnh, nhà vệ sinh công cộng… sẽ được diễn ra hàng ngày. Trong khi đó, việc tổng vệ sinh cải tạo cảnh quan… sẽ được thực hiện định kỳ theo tháng hoặc quý. Ngoài ra một vị trí mà ban quản lý cần đặc biệt chú ý đến chính là nhà vệ sinh.
Nhà vệ sinh sạch sẽ khiến khách hàng đánh giá cao về chất lượng dịch vụ tại đây hơn. Không chỉ dọn dẹp vệ sinh sàn, gương, lavabo,… việc lựa chọn các sản phẩm như giấy vệ sinh cuộn lớn chất lượng, khử mùi, xà phòng, hộp đựng giấy, bình xà phòng,… để trang bị đầy đủ ở mỗi toilet cũng khiến cư dân cảm thấy tiện nghi, thoải mái. Đây cũng chính là một trong những dịch vụ mà cư dân cần được phục vụ tốt bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý và sức khỏe của họ, là những điều dễ bị phản ánh tiêu cực nếu bạn không làm tốt.
>> Bạn nên làm gì nếu sử dụng giấy vệ sinh cho tòa nhà nhưng hay bị rơi, ướt?
Nếu như bạn lựa chọn một sản phẩm giấy vệ sinh tốt cho dân cư sẽ là một phần giúp họ bảo vệ sức khỏe, không gây kích ứng, viêm da. Ngoài ra việc sử dụng các sản phẩm giấy vệ sinh cuộn lớn chất lượng như An Khang của Thế Giới Giấy còn giúp bạn tiết kiệm đến 20% chi phí mỗi tháng và được tài trợ hộp đựng giấy Roto cao cấp giúp bảo quản và sử dụng giấy hiệu quả. Như vậy, ban quản lý sẽ cắt giảm được chi phí đáng kể và còn làm hài lòng cư dân từ những điều nhỏ nhất, giảm thời gian giải quyết phản hồi tiêu cực…
Ban quản lý cần thường xuyên tương tác với người thuê
Ban quản lý cũng như chủ đầu tư chung cư là những người phải thường xuyên tiếp xúc, tương tác với những cư dân sinh sống và làm việc trong tòa nhà. Chính vì vậy, đơn vị quản lý phải học được cách lắng nghe những nhu cầu, nguyện vọng của khách hàng. Từ đó, ban quản lý mới có thể kịp thời giải quyết những vấn đề phát sinh trong tòa nhà và đem lại cho cư dân một môi trường sống thoải mái, tiện nghi nhất.
Khi khách hàng được lắng nghe và bày tỏ những suy nghĩ của mình, họ sẽ cảm thấy yên tâm và tin tưởng hơn. Việc họ gắn bó lâu dài cũng tòa nhà của bạn là không quá khó.
>> Đặt ngay COMBO GIẤY TIẾT KIỆM cho gia đình tại đây!
5. Quản lý tốt tài chính của tòa nhà
Tài chính là một mảng hoạt động không thể thiếu trong công tác quản lý vận hành tòa nhà. Lên kế hoạch và quản lý hoạt động thu, chi của tòa nhà bao gồm các khoản chi phí bảo trì, duy tu, các khoản thu phí dịch vụ định kỳ từ khách hàng…. Bên cạnh đó, bộ phận quản lý và thu mua nên lựa chọn những nhà cung cấp uy tín, có giá tốt, chính sách hậu mãi phù hợp để tiết kiệm tối đa chi phí vật tư sử dụng trong tòa nhà, kể cả chi phí giấy vệ sinh.
Hiện nay, Thế Giới Giấy là đơn vị chuyên cung cấp giấy vệ sinh cuộn lớn An Khang cho hàng ngàn doanh nghiệp, đặc biệt là các tòa nhà như Viettel, FPT, Landmark, Novotel, Vietinbank, LIM 3,… và giúp tiết kiệm đến 20% chi phí mỗi tháng. Đồng thời với chính sách tài trợ hộp đựng giấy Roto miễn phí (trị giá 350 nghìn/hộp) khi đặt hàng giấy vệ sinh cuộn lớn An Khang cũng giúp nhiều đơn vị đã tiết kiệm hàng trăm triệu đồng. Việc sử dụng giấy vệ sinh cũng giảm thiểu hao hụt, lãng phí hơn bình thường,…
Thế Giới Giấy hiện nay không chỉ đơn thuần là nhà cung cấp giấy vệ sinh cuộn lớn số 1 thị trường mà còn đưa đến tòa nhà của bạn một giải pháp tiết kiệm chi phí tuyệt vời cho mỗi tháng từ 20 – 30%. Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: 0901.077.077 để được tư vấn chi tiết!
Thế Giới Giấy đã đưa rất nhiều thương hiệu đến với hàng triệu khách hàng!
Thế Giới Giấy x TTHN tiệc cưới Hạnh Phúc
Thế Giới Giấy x Ollin Cafe
Hiện nay, Thế Giới Giấy đang dẫn đầu thị trường về khăn giấy napkin in logo. Chúng tôi tự tin mang đến cho khách hàng là quán ăn, nhà hàng, khách sạn,… những sản phẩm vượt trội nhất. Cùng với đó là những chính sách hậu mãi hấp dẫn làm hài lòng khách hàng tuyệt đối. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được đăng kí chính sách miễn phí 100% chi phí mực in ngay bây giờ!
- Công Ty Cổ Phần Thế Giới Giấy
- Số điện thoại: 0901 077 077
- Email: thegioigiay@paper.vn
- Website: https://thegioigiay.net
- Địa chỉ: Số 76 Đường 13, Khu Đô Thị Vạn Phúc, phường Hiệp Bình Phước, Thành Phố Thủ Đức.